Dans SOLABS QM10, lorsqu’un usager est désactivé, il y aura un impact sur les items du système étant couramment assigné à cet usager et si cet usager est défini comme une valeur de défaut pour certaines assignations.
Le système préviendra les problèmes pouvant être créés après la désactivation d’un usager en vous demandant de réassigner ces items durant le processus de désactivation. Le processus de désactivation assure ainsi qu’aucune tâche de processus, tâches secondaires, approbation de documents, etc., ne soient laissées sans aucune assignation.
Durant le processus de désactivation, il y aura des champs à remplir et des options à choisir pour la réassignation de chacun des items décrit ci-bas. Il est nécessaire de choisir/remplir chacune des options même si l’item décrit ne s’applique pas (c’est-à-dire que l’usager n’a pas de tâches secondaires assignées ou de document en approbation par exemple).
Que faut-il ‘désassigner/réassigner' lorsqu’un usager est désactivé?
❶ Assignation à une Étape de Processus
Lorsqu’un usager est désactivé, qu’est-il requis de faire pour les assignations à des étapes de processus?
ꙮ Cet usager sera automatiquement ‘désassigné’ de toutes les étapes de process qui sont actuellement assignées à un de ses rôles et à tous les usagers dans ce rôle.
ꙮ Pour les étapes de processus qui sont assignées à un de ses rôles et à tous les usagers dans ce rôle, mais pour lequel rôle il est le seul membre, un nouveau rôle et un nouvel usager dans ce rôle devront être sélectionnés.
ꙮ Pour les tâches de processus courantes ou celles a venir pour lesquelles cet usager est spécifiquement assigné, un nouvel usager devra être sélectionné.
❷ Assignation à une Tâche (Ah Hoc) ou une Tâches Secondaire
Lorsqu’un usager est désactivé, qu’est-il requis de faire pour les assignations à des Tâches Ad Hoc ou à des Tâches Secondaires de Processus?
ꙮ Pour les Tâches Ad Hoc ou à des Tâches Secondaires de Processus qui sont assignées directement à cet usager, un nouveau rôle et un nouvel usager dans ce rôle devront être sélectionnés.
ꙮ Pour les Tâches Ad Hoc ou à des Tâches Secondaires de Processus pour lesquelles cet usager est l’auteur, un nouvel usager devra être sélectionné puisqu’il est possible de retourner des tâches à leur auteur avec commentaires.
❸ Assignation à des Tâches Documentaires
Lorsqu’un usager est désactivé, le système réassignera les Tâches Documentaires de la manière suivante :
ꙮ Pour les révisions, approbation et retrait de documents qui sont directement assignés à l’usager, le système réassignera ces tâches documentaires à toutes les personnes dans le rôle assigné à ces tâches. Par exemple, si une étape d’un cycle d’approbation est assignée de la façon suivante :
Rôle: Associé AQ
Usager: mboire (Martine Boire)
Sera alors assigné:
Rôle: Associé AQ
Usager: any
ꙮ Pour les Modèles de Cycle Documentaire dans lequel cet usager serait directement assigné, le système réassignera cette assignation à tous les usagers dans ce même rôle. Par exemple, si un Modèles de Cycle Documentaire à une étape du cycle définie comme suit :
Rôle: Associé AQ
Usager: mboire (Martine Boire)
L’étape du Modèle de Cycle Documentaire sera alors modifiée comme:
Rôle: Associé AQ
Usager: any
❹ Assignation à des Formations
Lorsqu’un usager est désactivé et est présentement assigné en tant que Formateur sur des activités de formation, il y a 2 options disponibles pour la réassignation automatique :
ꙮ Choisir de remplacer l’assignation de formateur seulement ou l’usager désactivé est le seul Formateur assigné.
ꙮ Choisir de remplacer l’assignation de formateur dans toutes les activités ou cet usager est désigné comme formateur (même s’il y a d’autres formateurs).
❺ Assignation de la section Paramètres
Dans la section Paramètres, il y a plusieurs items ou un usager peut être assigné spécifiquement et quoi doivent être réassigner pour éviter les problèmes.
ꙮ Un usager désactivé peut être défini comme étant le Chef de Département d’un autre usager. Un nouvel usager doit être sélectionné.
ꙮ Un usager désactivé peut être défini comme étant le Superviseur d’un autre usager. Un nouvel usager doit être sélectionné.
ꙮ Un usager désactivé peut être défini comment la valeur de défaut dans n’importe quel Attribut Standard d’un document. Un nouvel usager doit être sélectionné.
ꙮ Un usager désactivé peut être défini comment la valeur de défaut dans n’importe quel Attribut Système d’un document. Un nouvel usager doit être sélectionné.
ꙮ Un usager désactivé peut être défini comment le Délégué d’un autre usager. Un nouvel usager doit être sélectionné.
***** Il n’y a présentement pas de distinction dans la page de désactivation sur les items s’appliquant (ou pas) à l’usager qui doivent être réassignés. Tous les champs doivent être définis. La réassignation se fera automatiquement par le système sur la confirmation de la désactivation. Pour toutes situations ne s’appliquant pas à l’usager étant désactivé (par exemple, cet usager n’a pas de tâches secondaires assignées ou n’est pas défini comme un formateur) il n’y aura simplement pas d’action de réassignation effectuée par le système. *****
ARTICLES RÉLIÉS ET VIDÉOS
Deactivating or Deleting User Accounts: https://docs.solabs.com/hc/en-us/articles/360053517154-Deactivating-or-Deleting-User-Accounts
Page 10 of System Administration User Guide https://docs.solabs.com/hc/en-us/articles/360042043553-SOLABS-QM10-User-Guide-for-System-Administrators-Managing-Users-Roles-and-System-Configurations
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