Dans SOLABS QM10, il est possible d’utiliser la fonction des Tâches Ad Hoc pour créer et assigner des tâches ponctuelles ou un groupe de tâches. Ceci peut être utile durant un audit, pour assigner des actions reliées à un protocole de validation, pour un projet qui requiert que certains employés effectuent des tâches spécifiques, etc.
La section TÂCHE des SOLABS QM10 peut être accédée en cliquant sur le lien dans le menu principal. Comme pour les autres sections de l’application, la section Tâche inclut un onglet de Vues et un onglet de Navigation.
L’usager qui est connecté dans use session peut utiliser l’onglet Vues pour visualiser et accéder les tâches en attente.
Dans l’onglet Navigation, l’option Tout Voir mène à l’arborescence des tâches.
CRÉATION D’UN GROUPE DE TÂCHES
Un Groupe de Tâches peut être créé à partir du menu d’Accèss Rapide lorsque l’usager est dans la section Tâche. Un Groupe de Tâches peut contenir plusieurs tâches, un peu de la même façon qu’un répertoire dans la section Document. Des sous-groupes peuvent aussi être créés si requis.
Ces Groupes de Tâches sont simplement un ‘contenant’ (répertoire) à l’intérieur duquel les tâches elles-mêmes seront crées et n’ont pas à être assignés à un usager en particulier. Les paramètres Assigné(e) (Rôle) et Assigné(e) (Usager) peuvent être laissée à « any ».
Tant que le paramètre d’Accessibilité du Groupe de Tâches est laissé à En Construction, les tâches créées dans ce Groupe de Tâches ne seront pas envoyées aux usagers assignés.
Pour activer un Groupe de Tâches (ce qui aura pour conséquence d’envoyer les tâches aux usagers assignés), sélectionner l’option Modifier dans les menus de droite et changer l’Accessibilité d’En Construction à Actif. Vous pouvez faire ceci à la création du Groupe de Tâches si les tâches peuvent être assignées de façon individuelle ou attendre après que toutes les tâches soient créées et ainsi les rendre disponibles en même temps (pour un projet particulier par exemple).
CRÉATION ET ASSIGNATION DES TÂCHES
Une fois que le Groupe de Tâches est créé, que ce soit avec une Accessibilité En Construction ou Actif, il est possible de créer des tâches à l’intérieur de ce groupe de Groupe de Tâches. Vous pouvez utiliser l’onglet Navigation pour accéder l’arborescence des tâches. Cliquez une fois sur le Groupe de Tâches dans lequel vous voulez créer une tâche et choisissez l’option Créer Une Tâche dans le menu d’Accès Rapide.
Ceci fixera la Location de cette tâche automatiquement sous ce Groupe de Tâches et dirigera à la page de Création d’une tâche.
Il est alors possible d’entrer les détails de la tâche à effectuer. La Date de Début Estimée sera automatiquement remplie par la date à laquelle le tâche est créée. La Date de Fin Estimée est la date à laquelle cette tâche sera due. Si un nombre de jour est entré dans le champ ‘Décalage Estimé du Jour de Fin’, la Date Estimée de Fin sera automatiquement remplie avec une date calculée à partir de la ‘Date Estimée de Début’ plus ce nombre de jour. La Date de Fin Estimée peut aussi être entrée manuellement. Ce champ est optionnel mais la date due est utilisée pour générer les notifications de Tâche Due (un jour avant la Date Due) et Tâche en Retard (tous les mercredis après la Date Due).
Une fois créé et confirmée, un identificateur unique sera généré pour cette tâche.
Il est possible de créer autant de tâches que nécessaires sous un même Groupe de Tâches. Ceci permet ainsi à toutes les tâches reliées à un même projet d’être regroupées et d’être facilement suivies.
AGIR SUR UNE TÂCHE ASSIGNÉE
Les usagers assignés peuvent modifier le statut à En Cours, ajouter des commentaires, lier des documents si nécessaire, et lorsque terminée, modifier le statut à Complétée. Lorsque le statut est modifié à En Cours, la Date de Début sera automatique remplie avec la date du jour. Quand le statut est modifié à Complétée, la Date de Fin sera automatiquement remplie avec la date du jour. Une notification sera envoyée à l’initiateur de la tâche lorsque le statut est modifié.
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