Comment définir une période de formation pour les documents

Dans SOLABS QM10, il est possible, pour les usagers ayant le rôle SOLABS Document Administrator, de créer des Type de Documents avec des attributs standards qui seront remplis par défaut par des valeurs pré-definies lorsqu’un document de ce type sera créé. Un des attributs qui peut être défini lorsqu’un Type de Document est créé est la Date Effective. Cet attribut peut être:

• Sélectionné ou Ne Pas Être Sélectionné: S’il n’est pas sélectionné, il n’y aura pas de Date Effective montrée sur le document lorsque celui-ci sera approuvé (N/A sera montré) mais le document aura un statut Approuvé & Effectif par défaut.
• Si l’attribut Date Effective est sélectionné: les paramètres suivants devront être configurés:

Les valeurs sélectionnées pour ces paramètres au niveau du Type de Document établiront ce qui sera montré par défaut lorsqu’un document de ce type est créé.

Le Délai de la Date Effective par défaut (jours) vous permet de définir, par Type de Document, le délai entre la date ou ce document est approuvé et celle à laquelle il deviendra effectif. Cela peut être utile si vous voulez allouer une période de temps pour la formation lorsque le document est approuvé, avant qu’il ne devienne effectif (15 jours par exemple).  Cette option sera disponible pour l’attribut Date Effective lorsqu’un document de ce type est créé (X jours après approbation finale).

Ainsi, il est possible de gérer, par Type de Document, la période allouée pour la formation (Ex : 15 jours pour les SOPs, 7 jours pour les Formulaires etc…). Un fois approuvé, le document aura un statut Approuvé, Non Effectif jusqu’à ce que le nombre de jours défini soit atteint.

Notez qu’après le nombre de jours défini pour le Délai de la Date Effective par défaut (jours), le document deviendra effectif automatiquement, même si la formation reliée n’est pas complétée par tous les usagers assignés.

Notez également qu’il n’est pas possible de définir ce paramètre au niveau du document comme tel. Ce qui est défini au niveau du type de document s’appliquera à TOUS les documents de ce type.