Vous n’avez pas à fermer manuellement les Activités de Formation dans QM10!
Le suivi des Activités de Formation dans QM10 est associé au statut des utilisateurs assignés aux activités, soit ‘Assigné(s) - Non Formé(e)’ ou ‘Formé(e)’ et non au statut de l’activité comme telle. Lorsqu’un utilisateur du système assigné à une formation a complété celle-ci, son statut par rapport à cette activité devient alors ‘Formé(e)’. Tout autre statut représente un utilisateur assigné qui n’a pas complété sa formation (En attente de confirmation, En attente d’une seconde confirmation, etc..). C’est ce qui doit être suivi dans les rapports de formation.
Lorsque tous les utilisateurs assignés ont complété leur formation (donc ont un statut ‘Formé(e)), il n’est pas nécessaire de fermer manuellement l’activité. Elle peut rester ouverte (Active) ce qui permet ainsi d’ajouter des assignations à d’autres utilisateur si requis.
Si le statut de l’activité comme telle est mofifié manuellement et mis à ‘Fermée’, il n’est alors plus possible d’ajouter ou d’enlever des assignations. Par contre, si vous voulez empêcher des assignations supplémentaires lorsque tous les utilisateurs assignées sont formés, vous pouvez fermer l’activité manuellement en changeant son statut à ‘Fermée’.
Qu’arrive-t-il aux Activité de Formation associées avec un Curriculum dont le paramètre de récurrence est ‘Révision de Document’?
Dans le cas d’un curriculum dont le paramètre de récurrence est ‘Révision de Document’, ce curriculum et toutes les Activités de Formation reliées à ce curriculum seront fermés automatiquement lorsqu’une nouvelle version du document relié sera approuvée. À ce moment, un nouveau curriculum et de nouvelles Activités de Formation associées à la nouvelle version seront créées automatiquement en fonction des paramètres de récurrence établis pour ce curriculum et ses activités.
Comment puis-je enlever une Activité de Formation qui est associée au profil de formation d’un poste (Function Role).
En accédant à l’Activité de Formation, choisissez l’option ‘Ajoutez l’Activité au Profil de Formation’ dans les menus de droite. Dans la page suivante, chacun des rôles reliés à cette activité dans le profil de formation sera affiché dans la boite nommée ‘Assigné’ et une option nommée ‘Enlever’ à droite du rôle sera disponible. Choisir l’option ‘Enlever’ pour le rôle en question.
Ceci enlèvera le lien entre cette activité et le rôle et cette activité ne fera alors plus partie du profil de formation de ce rôle. Ceci peut aussi être fait dans la section Gestion des Formation de la même façon en utilisant l’option ‘Modifier par Activité de Formation’. Notez que, dans les 2 cas, ceci n’enlève pas l’assignation aux utilisateurs dans ce rôle si ceux-ci sont présentement assigné à une formation reliée à cette activité (voir l’article suivant à ce sujet : https://solabs.zendesk.com/knowledge/articles/4412418584855/en-us?brand_id=360003480534)
Attention:
Lorsque vous fermez manuellement des Activités de Formation, assurez-vous qu’il n’y a pas d’utilisateurs assignés qui n’ont pas complété leur formation. Autrement, ceux-ci apparaitront comme Non Formés sur cette Activité de formation, qui elle apparaitra comme ‘Fermée’ dans les rapports de formation. Ces utilisateurs assignés doivent être enlevés avant de fermer manuellement une activité si leur formation n’est pas requise.
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