Comment désactiver un usager et réassigner ses items dans SOLABS QM10

ENVIRONMENT

Produit : SOLABS QM10
Module : Administration du système - Gestion des usagers
Rôle requis : Administrateur système

ISSUE/SYMPTOMS

Lors de la désactivation d'un usager dans SOLABS QM10, le système identifie tous les éléments actuellement assignés à cet usager et demande leur réassignation avant de compléter la désactivation.

L'administrateur doit comprendre quels éléments nécessitent une réassignation et comment le processus de désactivation gère ces assignations pour éviter :

• Des tâches de processus sans assignation
• Des approbations de documents bloquées
• Des formations sans formateur
• Des valeurs par défaut invalides dans les paramètres système

CAUSE

Le système SOLABS QM10 maintient l'intégrité des processus  en s'assurant qu'aucune tâche, approbation ou responsabilité ne reste orpheline suite à la désactivation d'un usager. Cette validation préventive garantit la continuité des opérations et la conformité réglementaire.

RESOLUTION

Processus général de désactivation

Lorsque vous désactivez un usager, le système présente un formulaire de réassignation où tous les champs doivent être complétés, même si certains éléments ne s'appliquent pas à l'usager concerné. Si un élément ne s'applique pas, aucune action de réassignation ne sera effectuée par le système.

Éléments à réassigner lors de la désactivation

1. Assignations aux Étapes de Processus

Le système gère trois scénarios :

• Assignation à un rôle avec plusieurs membres : L'usager est automatiquement désassigné de toutes les étapes de processus assignées à un de ses rôles contenant d'autres membres actifs.
• Assignation à un rôle où il est le seul membre : Vous devez sélectionner un nouveau rôle et un nouvel usager dans ce rôle.
• Assignation spécifique à l'usager : Pour les tâches de processus courantes ou futures assignées spécifiquement à cet usager, vous devez sélectionner un nouvel usager.

2. Assignations aux Tâches Ad Hoc et Tâches Secondaires

• Tâches assignées directement : Sélectionnez un nouveau rôle et un nouvel usager dans ce rôle.
• Tâches créées par l'usager (auteur) : Sélectionnez un nouvel usager pour recevoir les retours de tâches avec commentaires.

3. Assignations aux Tâches Documentaires

Le système effectue les réassignations automatiquement :

• Révisions, approbations et retraits : Les tâches documentaires assignées directement à l'usager sont réassignées à tous les usagers du rôle concerné. Exemple :
  • Avant : Rôle : Associé AQ | Usager : mboire (Martine Boire)
  • Après : Rôle : Associé AQ | Usager : any
• Modèles de Cycle Documentaire : Les assignations directes dans les modèles sont converties en assignations à tous les membres du rôle. Exemple :
  • Avant : Rôle : Associé AQ | Usager : mboire (Martine Boire)
  • Après : Rôle : Associé AQ | Usager : any

4. Assignations aux Formations

Deux options de réassignation sont disponibles pour les activités de formation :

• Option 1 : Remplacer l'assignation de formateur uniquement lorsque l'usager désactivé est le seul formateur assigné.
• Option 2 : Remplacer l'assignation de formateur dans toutes les activités où cet usager est désigné comme formateur, même s'il y a d'autres formateurs.

5. Assignations dans la section Paramètres

Sélectionnez un nouvel usager pour chaque élément où l'usager désactivé est défini comme :

• Chef de Département d'un autre usager
• Superviseur d'un autre usager
• Valeur par défaut dans un Attribut Standard de document
• Valeur par défaut dans un Attribut Système de document
• Délégué d'un autre usager

Finalisation de la désactivation

1. Complétez tous les champs de réassignation dans le formulaire de désactivation.
2. Confirmez la désactivation.
3. Le système effectue automatiquement toutes les réassignations configurées.

 INFORMATION ADDITIONNEL

Articles reliés

• Deactivating or Deleting User Accounts
• SOLABS QM10 User Guide for System Administrators - Managing Users, Roles and System Configurations (voir page 10)

Ressources vidéo 

• Tutoriel vidéo : Désactivation d'usagers

Bonnes pratiques

• Planifiez la désactivation d'un usager en identifiant à l'avance ses assignations critiques.
• Communiquez avec les équipes concernées avant de réassigner des responsabilités importantes.
• Documentez les réassignations effectuées pour référence future.

Limitations connues

• Tous les champs du formulaire de désactivation doivent être complétés, même si certaines situations ne s'appliquent pas à l'usager concerné.
• Le système ne fait pas de distinction visuelle entre les éléments qui s'appliquent ou non à l'usager désactivé.