Comment enregistrer une formation en cours d'emploi ou en salle de classe effectuée à l'extérieur de SOLABS QM

Environnement

• Produit : SOLABS QM
• Module : Gestion de la formation
• Rôles concernés : Administrateurs de la formation, gestionnaires, formateurs

Problème / Symptômes

Des gestionnaires ou des formateurs animent des sessions de formation en cours d'emploi ou en salle de classe à l'extérieur de SOLABS QM et doivent enregistrer la complétion au nom des utilisateurs finaux. Les utilisateurs finaux ne sont pas tenus de confirmer ou de compléter la formation directement dans le système.

Cause

Les formations en cours d'emploi et en salle de classe se déroulent en personne ou sur le terrain. Étant donné que la complétion est validée par un gestionnaire ou un formateur — et non par l'utilisateur final — le processus standard de confirmation par l'utilisateur ne s'applique pas. La formation doit être enregistrée par un administrateur à l'aide de la fonction Record from External.

Résolution

Étape 1 — Déterminer le type de formation

Avant de créer des enregistrements, confirmer :

• Si la formation doit être enregistrée comme formation en cours d'emploi ou en salle de classe.
• Si les utilisateurs finaux sont tenus de compléter ou de confirmer la formation eux-mêmes dans SOLABS QM.

Si les utilisateurs finaux ne doivent pas confirmer la formation directement, procéder avec les étapes ci-dessous.

Étape 2 — Créer ou mettre à jour le curriculum

Si un curriculum existe déjà :

1. Ouvrir le curriculum existant.
2. Le modifier pour inclure les types d'activités On-the-Job Training et/ou Classroom Training.

Si aucun curriculum n'existe :

1. Créer un nouveau curriculum.
2. Inclure les catégories d'activités applicables (en cours d'emploi et/ou en salle de classe).

Cela permet de s'assurer que le type de formation approprié est disponible lors de la création des activités.

Étape 3 — Créer l'activité de formation

1. Dans le curriculum, créer une nouvelle activité de formation.
2. Lui attribuer un nom approprié (p. ex., On-the-Job Training ou Classroom Training).
3. Sélectionner le bon Activity Type.

Étape 4 — Assigner les utilisateurs finaux

1. Assigner tous les utilisateurs finaux requis à l'activité de formation.
2. Laisser le statut de l'activité à Not Started.

Conserver le statut Not Started empêche l'envoi de notifications par courriel aux utilisateurs à cette étape.

Étape 5 — Effectuer la formation à l'extérieur de SOLABS QM

1. Les gestionnaires ou les formateurs animent la session de formation en personne ou sur le terrain.
2. À la fin de la formation, les gestionnaires remplissent un formulaire de confirmation documentant :
   • La présence des utilisateurs
   • La réussite de la formation
   • La ou les dates de complétion

Étape 6 — Soumettre la documentation de formation

• Les gestionnaires soumettent le formulaire de confirmation de formation complété à l'administrateur de la formation.

Étape 7 — Activer l'activité de formation

• Une fois la documentation de formation reçue, mettre à jour le statut de l'activité de formation à Active.

Étape 8 — Enregistrer la complétion de la formation

1. Naviguer vers Record from External.
2. Sélectionner les utilisateurs qui ont complété la formation.
3. Saisir la date de complétion applicable (passée ou actuelle).
4. Sauvegarder l'enregistrement pour marquer la formation comme complétée pour les utilisateurs sélectionnés.

Étape 9 — Joindre les pièces justificatives (facultatif)

• Téléverser et joindre le ou les formulaires de confirmation de formation complétés à l'activité de formation, à des fins de traçabilité ou de conformité réglementaire.

Étape 10 — Laisser l'activité ouverte au besoin

• Si des utilisateurs complètent la formation à des dates différentes, laisser l'activité de formation ouverte.
• Continuer à utiliser Record from External jusqu'à ce que tous les utilisateurs requis aient été enregistrés comme ayant complété la formation.

Informations complémentaires

• Ce processus s'applique spécifiquement aux scénarios de formation où la complétion est validée par un gestionnaire ou un formateur, et non par l'utilisateur final.
• Il est fortement recommandé de joindre les formulaires de confirmation de formation (étape 9) pour les organisations soumises à des audits réglementaires.
• Pour les activités de formation où les utilisateurs finaux doivent confirmer la complétion eux-mêmes, consulter le processus standard d'assignation de formation.