Comment résoudre l'apparence de données manquantes dans les rapports Excel personnalisés après l'ajout d'une colonne à un ensemble de données

Environnement

• Plateforme : Microsoft SharePoint Online
• Composant : Rapports Excel personnalisés (créés par le client)
• Emplacement des rapports : Bibliothèque de documents SharePoint
• Audience : Utilisateurs finaux / Administrateurs système

Problème / Symptômes

Après l'ajout d'une nouvelle colonne à un ensemble de données dans SharePoint, les utilisateurs consultant un rapport Excel personnalisé peuvent observer les symptômes suivants :

• Des lignes de données semblent manquantes ou incomplètes dans le rapport
• Le nombre total d'enregistrements affichés dans le rapport ne correspond pas au nombre d'entrées attendu
• Les vues filtrées affichent moins de résultats que prévu

Cause

Lorsqu'une nouvelle colonne est ajoutée à un ensemble de données dans une liste ou une bibliothèque SharePoint, SharePoint l'intègre automatiquement aux filtres de colonnes et aux filtres de vues existants appliqués à la bibliothèque ou à la liste.

Comme la nouvelle colonne ne contient aucune valeur préexistante pour les enregistrements plus anciens, le filtre automatique de SharePoint traite les valeurs vides ou nulles comme une catégorie de filtre distincte. Si le filtre de la nouvelle colonne n'est pas explicitement configuré pour inclure toutes les valeurs (y compris les valeurs vides), les enregistrements sans valeur dans cette colonne sont exclus des résultats affichés, créant ainsi l'apparence de données manquantes.

Résolution

Pour les utilisateurs finaux

1. Ouvrir le rapport Excel personnalisé concerné depuis son emplacement dans la bibliothèque de documents SharePoint.
2. Identifier le ou les en-têtes de colonnes récemment ajoutés à l'ensemble de données. Ces colonnes apparaissent généralement à l'extrémité droite de l'ensemble de données.
3. Cliquer sur la flèche déroulante de l'en-tête de la nouvelle colonne pour ouvrir le filtre de colonne.
4. Vérifier si « (Vides) » ou les entrées à valeur vide sont décochées dans la liste de filtres.
5. Sélectionner « Sélectionner tout » pour s'assurer que toutes les valeurs, y compris les entrées vides, sont incluses dans le filtre, ou simplement supprimer le filtre automatique sur cette colonne si le filtrage n'est pas requis.
6. Cliquer sur OK pour appliquer la modification.
7. Confirmer que le nombre d'enregistrements reflète désormais le nombre total d'entrées attendu.

Remarque : Répéter les étapes 3 à 7 pour chaque nouvelle colonne susceptible de causer la divergence de filtres.

Pour les administrateurs système — Option 1 : Correction manuelle des filtres

1. Naviguer vers la bibliothèque de documents SharePoint où le rapport Excel personnalisé est stocké.
   • Chemin habituel : SOLABS QM Reports (Excel) > Reporting - Homegrown Reports > [Rapport concerné]
2. Ouvrir le rapport concerné.
3. Naviguer vers Fichier > Télécharger pour enregistrer une copie locale.
4. Ouvrir le fichier Excel téléchargé sur votre ordinateur.
   • Des fenêtres d'erreur de connexion peuvent apparaître à l'ouverture. Annuler et ignorer ces erreurs.
5. Naviguer vers la droite du document jusqu'aux colonnes nouvellement ajoutées.
   • Sélectionner toutes les colonnes concernées.
   • Dans le ruban, naviguer vers Données > Effacer les filtres.
   • Vérifier que les données précédemment manquantes sont maintenant visibles.
6. Enregistrer les modifications apportées au document.
7. Remettre en ligne le rapport modifié dans SharePoint afin de le rendre accessible aux utilisateurs finaux.

Inconvénient : Cette solution nécessite de modifier manuellement le rapport chaque fois qu'une nouvelle colonne est ajoutée à l'ensemble de données.

Pour les administrateurs système — Option 2 : Empêcher l'apparition de nouvelles colonnes via T-SQL dans Power Query

En alternative à la correction manuelle des filtres après chaque mise à jour de l'ensemble de données, les administrateurs peuvent rédiger une requête T-SQL (Transact-Structured Query Language) directement dans la connexion Power Query du rapport Excel. En définissant explicitement les colonnes à récupérer dans la requête (p. ex. SELECT col1, col2, col3 FROM ...), toutes les nouvelles colonnes ajoutées à l'ensemble de données source seront entièrement ignorées par le rapport, empêchant ainsi toute modification automatique des filtres.

Pour mettre en œuvre cette approche, ouvrir le rapport Excel et accéder à l'éditeur Power Query afin de modifier la requête de source de données existante, en remplaçant toute sélection ouverte de colonnes par une liste explicite des colonnes requises.

Inconvénient : Étant donné que la requête définit explicitement les colonnes à récupérer, toute nouvelle colonne ajoutée à l'ensemble de données source — ainsi que les données associées — n'apparaîtra jamais dans le rapport. La requête doit être mise à jour manuellement chaque fois qu'une nouvelle colonne doit être incluse.