Comment créer et gérer des tâches ad hoc dans SOLABS QM10

Environnement

• Produit : SOLABS QM10
• Section : Gestion des tâches
• Rôle utilisateur : Tout utilisateur ayant accès à la section Task

Problème / Symptômes

Les utilisateurs doivent créer et assigner des tâches ponctuelles ou regroupées en dehors d'un flux de travail standard — par exemple, lors d'audits, de protocoles de validation ou d'assignations liées à un projet — et ne savent pas comment utiliser la fonction Ad Hoc Tasks à cette fin.

Cause

Les tâches ad hoc ne sont pas associées à un document ou à un processus standard. Elles doivent être créées manuellement et organisées dans des Task Groups avant d'être assignées aux utilisateurs.

Résolution

Étape 1 — Accéder à la section Task

1. Ouvrir une session dans SOLABS QM10.
2. Cliquer sur Tasks dans le menu de navigation supérieur.
3. Utiliser l'onglet Navigation et sélectionner Show All pour afficher le Task Group Treeview.

💡 L'onglet Views affiche toutes les tâches assignées à l'utilisateur connecté qui sont en attente d'action.

Étape 2 — Créer un Task Group

Les Task Groups servent de conteneurs (dossiers) pour organiser les tâches associées. Des sous-groupes peuvent être créés au besoin.

1. Dans le menu Quick Access de la section Task, sélectionner Create Task Group.
2. Saisir les informations requises. Les champs Assignee (Role) et Assignee (User) peuvent être laissés à Any si le groupe est utilisé uniquement comme conteneur.
3. Laisser le champ Accessibility à Under Construction si toutes les tâches doivent être créées avant d'être assignées, ou le définir à Active immédiatement si les tâches doivent être assignées au fur et à mesure de leur création.

⚠️ Lorsque l'Accessibility d'un Task Group est définie à Under Construction, les tâches créées dans ce groupe ne seront pas transmises aux assignés.

Étape 3 — Créer des tâches dans le Task Group

1. Dans l'onglet Navigation, sélectionner (un seul clic) le Task Group cible dans le Treeview.
2. Dans le menu Quick Access, sélectionner Create Task. Le champ Task Location sera automatiquement renseigné avec le Task Group sélectionné.
3. Saisir les détails de la tâche :
   • Estimated Start Date — Pré-rempli avec la date du jour.
   • Estimated End Date — La date d'échéance de la tâche. Peut être saisie manuellement ou calculée automatiquement à l'aide du champ Estimated End Day Offset.
   • Estimated End Day Offset (facultatif) — Indiquer un nombre de jours à partir de la date de début pour que la date de fin soit calculée automatiquement. Lorsque ce champ est renseigné, il déclenche :
     • Une notification Task Due un jour avant la date d'échéance.
     • Une notification Task Late tous les mercredis suivant la date d'échéance si la tâche n'est pas complétée.
4. Cliquer sur Submit, puis sur Confirm. Un identifiant (ID) unique sera automatiquement attribué à la tâche.
5. Répéter l'opération au besoin pour créer toutes les tâches associées dans le même Task Group.

Étape 4 — Activer le Task Group (lorsque prêt à assigner)

1. Dans l'onglet Navigation, localiser le Task Group dans le Treeview.
2. Cliquer sur l'option Modify dans le menu de droite.
3. Modifier le champ Accessibility de Under Construction à Active.

Toutes les tâches contenues dans le Task Group seront transmises aux assignés définis dès que le groupe est défini à Active.

Étape 5 — Traiter une tâche assignée

Les assignés peuvent gérer leurs tâches de la façon suivante :

1. Accéder à l'onglet Views de la section Task pour consulter les tâches en attente.
2. Ouvrir la tâche assignée et modifier le Status à In Progress. Le champ Start Date sera automatiquement renseigné.
3. Ajouter des commentaires et lier les documents pertinents au besoin.
4. Une fois le travail terminé, modifier le Status à Completed. Le champ End Date sera automatiquement renseigné.

L'initiateur de la tâche reçoit une notification à chaque modification du Status de la tâche.

Informations complémentaires

• Plusieurs tâches peuvent être créées sous un même Task Group, ce qui permet de regrouper et de suivre toutes les tâches liées à un projet.
• Pour assigner toutes les tâches simultanément, conserver le Task Group en statut Under Construction pendant la création des tâches, puis passer à Active lorsque toutes les tâches sont prêtes.
• Articles connexes :
  • Automatically Created Task Groups in SOLABS QM
  • QMI Podcast — Épisode 5 : Leveraging the Power of the Task Section Within SOLABS QM10