Cycle de Révision, d’Approbation et de Retrait

Dans SOLABS QM10, il est possible de définir des cycles de révision, d’approbation et de retrait pour un document. Chacun de ces cycles se comporte différemment:

Cylce de Révision

Dans un Cycle de Révision, il y a 3 décisions possibles:

• Ok, pas de changement: Le cycle se poursuivra jusqu’à ce que tous les participants au cycle aient fourni leur commentaire.  
• Lorsque TOUS les participants au cycle sélectionnent cette décision, le cycle d’approbation sera automatiquement débuté à la fin du cycle de révision.
• S’il n’y a pas de cycle d’approbation de défini, le message suivant sera affiché au dernier participant lorsque la décision Ok, pas de changement sera sélectionnée :
• • • Dans ce cas, il ne sera donc pas possible de compléter le cycle avec cette décision et le dernier participant devra choisir l’une des 2 autres décisions. Ainsi, le document retournera en statut d’écriture ou un cycle d’approbation pourra être défini.
• Révisé, voir commentaires: Le cycle se poursuivra jusqu’à ce que tous les participants au cycle aient fourni leur commentaire. Une fois le cycle de révision complété, le document retournera en statut d’écriture ou un nouveau cycle de révision ou le cycle d’approbation pourra être initié.
• Arrêter le cycle avec commentaires: Aussitôt que cette décision est choisie par un participant au cycle, le cycle est arrêté automatiquement et les participants n’ayant pas complété leur révision n’auront plus ce document dans leurs documents à réviser.

Cycle d’Approbation et de Retrait

Ces 2 cycles se comportent de la même manière. Il y a 2 décisions possibles:

• Approuvé: Lorsque cette décision est sélectionnée, le cycle se poursuivra avec les approbateur(s) définis au prochain niveau (si le cycle est défini pour être effectué en série). Si les approbations sont définies comme étant en parallèle, tous les approbateurs auront ce document à approuver en même temps. Une fois que tous les approbateurs ont choisi la décision ‘Approuvé’, le cycle est complété et le document sera dans un des statust ‘approuvé’ suivants, dépendamment de la sélection faite pour la date d’approbation ou de retrait:
  • Effectif (si la Date Effective est égale à la date d'approbation)
  • Approuvé, Non Effectif (si la Date Effective est dans le future)
  • Retiré (si la Date de Retrait est égale à la date d'approbation)
  • En attente de la date de retrait (si la Date de Retrait est dans le future)
• Rejeté: Aussitôt que cette décision est sélectionnée par un de approbateurs, le cycle est automatiquement arrêté et le document retourné en statut d’écriture (pour un cycle d’approbation) ou au statut 'À Retirer' (pour un cycle de retrait). Les approbateurs n’ayant pas complété leur approbation n’auront plus ce document dans leurs documents à approuver.

Une fois qu’un document est Approuvé ou Retiré, il n’est plus possible de revenir en arrière. Dans les 2 cas, une entrée est créée dans la table d’audit du document et cet enregistrement restera en tant qu’enregistrement ‘officiel’ pour cette version du document (et ne pourra donc ni être modifiée ni effacée). Si un changement au document est requis, une nouvelle version devra être créée et approuvée a nouveau (pour un document approuvé). Il n’est cependant plus possible d’agir sur un document une fois que le cycle de retrait est terminé.