Modification d’un document et de son type : Impact sur les attributs

Lors de la création d’un document dans SOLABS QM10, vous devez définir son Type de document. Ces types de documents, configurés dans la section "Setup", sont associés à différents attributs. Par exemple :

• Un Type de document peut inclure un Numéro de contrôle, une Date d’entrée en vigueur avec un délai (ex. : 15 jours après l’approbation finale), ainsi qu’un Coordinateur de document, en plus d’autres attributs système.
• Un autre Type de document peut ne pas inclure de numéro de contrôle, de délai de date d’entrée en vigueur ou posséder des attributs totalement différents.

Si vous modifiez le Type de document d’un document en cours de création et que certains attributs ont déjà été entrés, les attributs du nouveau Type remplaceront ceux actuellement définis. Comme chaque Type de document possède des attributs distincts, ce changement peut modifier ou écraser les paramètres existants.

1. Modification du Type de document lors de la création d’un document

Lorsque vous changez le Type de document en cours de création, les règles suivantes s’appliquent :

Attributs partagés entre les Types de document

• Toute valeur enregistrée (si vous avez cliqué sur Soumettre et Confirmer, puis modifiez à nouveau le document) pour des attributs communs entre l’ancien et le nouveau Type est conservée, sauf pour :

  • Emplacement : réinitialisé à la valeur par défaut du nouveau Type de document sélectionné.
  • Paramètres de la Date d’entrée en vigueur : réinitialisés aux valeurs par défaut du nouveau Type de document. Une notification rouge s’affichera :
    "The Effective Date parameters have been reset to the default values of that document type. You may want to verify the settings."
  • Champs du cycle de révision périodique : réinitialisés à la valeur par défaut du nouveau Type de document.

• Pour les attributs qui n’avaient pas de valeur définie dans le Type de document initial mais qui sont communs avec le nouveau Type :

  • Ces attributs prendront les valeurs par défaut du nouveau Type (si disponibles), ou resteront vides si aucune valeur par défaut n’est définie.
• Les nouveaux attributs apparaîtront avec leur valeur par défaut (si disponible).
• Les attributs inexistants dans le nouveau Type ne seront plus affichés.

2. Modification du Type de document lors de la révision d’un document approuvé

🔹 Note importante : Lorsque vous modifiez un document déjà approuvé, toutes les valeurs enregistrées sont conservées, sauf pour le paramètre de la Date d’entrée en vigueur, qui suit ces règles :

• Si l’option « Délai par défaut de la Date d’entrée en vigueur (en jours) » est définie dans le nouveau Type de document, alors le système appliquera par défaut « X jours après l’approbation finale ».
• Si aucun délai n’est défini, la Date d’entrée en vigueur sera par défaut « Date d’approbation finale ».
• Astuce : Toujours vérifier le paramètre de la Date d’entrée en vigueur avant de lancer le cycle d’approbation, surtout si une date spécifique est requise.

Attributs partagés entre les Types de document

• Toutes les valeurs enregistrées pour les attributs partagés sont conservées, sauf pour :
  • Paramètres de la Date d’entrée en vigueur : réinitialisés aux valeurs par défaut du nouveau Type de document. Une notification rouge s’affichera :
    "The Effective Date parameters have been reset to the default values of that document type. You may want to verify the settings."
  • Champs du cycle de révision périodique : réinitialisés aux valeurs par défaut du nouveau Type de document.

Paramètre de l’Emplacement

• Contrairement à la création d’un document, l’Emplacement ne change pas lorsqu’un document approuvé voit son Type de document modifié.
• ⚠️ Si le document doit être déplacé dans le dossier associé au nouveau Type de document, l’Emplacement doit être mis à jour manuellement lors de la modification du document.

Résumé

Comprendre ces règles permet de mieux gérer les modifications des Types de document et de s’assurer que les attributs clés, comme la Date d’entrée en vigueur et l’Emplacement, restent alignés avec les besoins de l’organisation.

✅ Toujours vérifier les paramètres essentiels (Date d’entrée en vigueur, Emplacement, etc.) après toute modification du Type de document afin d’éviter les erreurs lors de l’approbation ou de la publication.