Lorsqu’un document est créé dans SOLABS QM10, il est possible d’utiliser la fonction nommée ‘Remplir automatiquement les champs’ qui est disponible dans le coin supérieur droit de la page de création d’un document. Ceci peut être utile pour les Coordonnateurs Documentaires lorsque plusieurs documents sont créés avec les mêmes paramètres.
Que fait cette fonction?
Lorsque l’on clique sur l’option ‘Ouvrir’ à côté de la fonction Remplir automatiquement les champs, la liste des 10 derniers documents que vous avez crée vous en tant qu’utilisateur du système sera montrée (à noter ici que cette liste inclura les documents que vous auriez attachés à un item du système tel qu’un document attaché à un processus de plainte, car ces items sont créés et gardés dans le system en tant que document quand ils sont attachés). La liste des 10 documents montrés n’inclura pas un document que vous avez créé et qui serait dans un des statuts suivant: Remplacé, À Retirer, En Attente de Retrait, En Attente de la Date de retrait et Retiré.
Lorsqu’un des documents de la liste est sélectionné, les attributs suivant de la page du document seront remplis automatiquement avec les mêmes valeurs que celles du document choisi :
- Le Type de Document
- Le Nom
- La Description
- La Date Effective
- Le Cycle de Vie du Document
- La Location
- Le Type de Publication
Au niveau des attributs Propriété du Document :
- L'Auteur
- Le Coordonnateur Documentaire
- Le Propriétaire du Document
<![i Toutes les valeurs des champs automatiquement remplis peuvent être modifiées.
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