L'option de changement cosmétique ("Cosmetic Change") peut être utilisée lorsque des modifications mineures à un document sont nécessaires, mais que vous ne souhaitez pas impacter les formations qui y sont liées car il n'y a pas de changement fondamental au document.
Si la boite d'option "Cosmetic Change" est cochée lorsqu’une nouvelle version est en édition, le besoin de formation additionnel ne sera pas activé. Le curriculum qui y est associé restera inchangé, mais sera automatiquement lié à la nouvelle version du document. Les employésqui ont déjà fait la formation seront toujours crédités pour celle-ci avec la mention dans les rapports dans la colonne "Cosmetic".
Lors d'un changement cosmétique, un document peu soit garder le même numéro de version ou incrémenter vers la version suivante. D'une façon ou d'une autre, les mises à jour du document seront reflétées dans l'historique du document. Il est toujours préférable d'inclure l'information nécessaire dans le champ : "Reason for Change" afin de décrire les raisons de la Mise à jour puisque le document retournera dans un cycle d'approbation et recevra une nouvelle date effective. Ces options seront discutées plus en détail plus bas.
OPTION 1: Garder le même numéro de version
Lorsque l'on modifie un document avec changement cosmétique, votre numéro de version peut rester le même. Une fois le document approuvé, la date effective reflètera la date de la dernière approbation.
Le champ de version interne ("Internal Version") sera impacté. Si cela ne vous convient pas, l'option 2 pourrait être un meilleur choix.
Puisque le numéro de version reste le même, il sera toujours synchronisé avec le numéro de curriculum de formation puisqu'il ne sera pas impacté. Lorsque les employés en formation ouvriront le document, ils auront accès à la dernière version.
Le rapport d'historique de formation ("Training History Reports") affichera deux fois la formation complète, l'original et la seconde avec la mention "cosmetic" de cochée. Ils auront tous les deux la même date de formation complétée.
Le rapport de formation ("Training Compliance Reports"), puisqu'il affiche uniquement la conformité envers les derniers requis, ne montrera que la dernière version. Puisque ce rapport montre autant les numéros de version et de version interne, il sera affiché comme démontré ci-bas. La date affichera la date de formation complétée originale avec la mention "Cosmetic" de cochée.
OPTION 2: incrémenter le numéro de version
Lorsque l'on modifie un document avec changement cosmétique, votre numéro de version peut être incrémenté. Une fois approuvée, la date effective reflètera la date de la dernière approbation.
Dans ce cas, le numéro de version interne sera le même que le numéro de version régulier.
Puisque le numéro de version a changé, mais que le curriculum associé n'a pas changé, le numéro du curriculum ne sera pas le même que la version du document. Cependant, le document lié à la formation sera automatiquement mis à jours. Les employés en formation qui n'avaient toujours pas complété la formation auront donc accès à la plus récente version.
Note: le champ "Name" est éditable afin de pouvoir le modifier s'il inclut le numéro de version ou si vous souhaitez le retirer.
Le rapport d'historique de formation ("Training History Reports") affichera deux fois la formation complète, l'original et la seconde avec la mention "cosmetic" de cochée. Ils auront tous les deux la même date de formation complétée.
Le rapport de formation ("Training Compliance Reports"), puisqu'il affiche uniquement la conformité envers les derniers requis, ne montrera que la dernière version. Puisque ce rapport montre autant les numéros de version et version interne, il sera affiché comme démontré ci-bas. La date affichera la date de formation complétée originale avec la mention "Cosmetic" de coché
Une autre option :
Puisque le champ de numéro de version est éditable lorsque vous modifiez un document, vous pouvez créer votre propre façon de gérer les numéros de version. De cette façon vous pourriez rapidement identifier un changement cosmétique.
Articles en lien avec se sujet:
SOLABS QM10: Révision d'un document - https://docs.solabs.com/hc/en-us/articles/360041573174-SOLABS-QM10-Revising-a-Document
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.