Qu'arrive t'il lorsqu'un document est effacé de SOLABS QM10?

Dans SOLABS QM10, il est possible d’effacer un document, mais seulement si ce document n’a jamais été  approuvé (approuvé ou approuvé et effectif). L’option Effacer est donc disponible seulement lorsque le document est en statut d’écriture (Authoring). Cette option sera disponible aux usagers qui ont les privilèges nécessaires pour modifier ce document. 

Si le document est présentement en cours de révision ou d’approbation, il est possible d’utiliser l’option ‘Arrêter le Cycle’ ce qui fera en sorte que le document retournera en statut d’écriture. Tant que le document n’a jamais été approuvé, il n’y a pas de table de d'audit formelle pour ce document, seulement un historique d’écriture.

Lorsque le document est approuvé, il ne sera plus possible de l’effacer du système puisque qu'une entrée dans la table de d'audit aura été créée. Les entrées de la table d'audit ne peuvent pas être effacées ou modifiées.  Si ce document n’est plus requis, il peut soit être remplacé par un autre document ou retiré (voir les articles reliés ci bas).

Qu’arrive t’il lorsqu’un document est effacé du système?

Lorsqu’un document est effacé, toutes les données reliées à ce document, soit les métadonnées et le fichier (s’il y en a un), sont effacées de la base de données.

Il est à noter que si le document avait un numéro de contrôle ‘Auto-généré’, le numéro généré et attribué à ce document sera ‘perdu’ lorsque le document est effacé. Ainsi, lorsqu’un prochain document de ce type sera créé, le numéro de contrôle auto-généré, qui est incrémental, sera le prochain numéro après celui qui a été effacé. Le numéro ‘perdu’ ne peut plus être utilisé ni assigné à un autre document.