Définir des date dues sur le cycle documentaire

Dans SOLABS QM10, il est possible de mettre des dates dues sur les cycles documentaire (révision, approbation, retrait). Quand des dates dues sont définies sur les cycles documentaires, ceci génèrera des notifications pour les tâches documentaires dues ou en retard.

Pour pouvoir mettre des dates dues sur les cycles, l’attribut Utiliser des Date Dues sur les taches de Cycles Documentaires doit être sélectionné sur la version en Écriture et le Délai pour Réviser/Approuver doit être configuré lorsque les cycles documentaires sont définis.

L’option Utiliser des Date Dues sur les taches de Cycles Documentaires est située au bas de la page du document lorsque celui-ci est en version d’écriture.

Le Délai pour Réviser/Approuver est situé dans le page de modification des cycles documentaires.

Un délai peut être sélectionné pour chaque niveau de révision / approbation. Le premier utilisateur assigné à la révision peut avoir un délai de 5 jours pour réviser un document, le second utilisateur assigné à la révision un délai de 10 jours, etc.

Lorsque des délais sont configurés sur les tâches de cycle documentaires et que l’attribut Utiliser des Date Dues sur les taches de Cycles Documentaires est sélectionné sur le document, une Date Due pour chacun des utilisateurs assignés à la révision / approbateurs sera calculée lorsque le cycle documentaire est débuté. Le calcul des Dates Dues peut se faire de différentes façons.

Option 1) Vous pouvez choisir une Date de Référence pour chacun des cycles.

Cette date servira pour le calcul des Dates Dues. Ainsi, lorsqu’une Date de Référence est sélectionnée, le calcul de la Date Due se fera à partir de cette date de référence plus le délai défini, et ceci lorsque le cycle documentaire est débuté. Par exemple, si la Date de Référence sélectionnée est le 2023-03-02, que le délai défini pour l'utilisateur assigné à la révision est de 5 jours, et que le cycle de révision est débuté le 2023-02-28, la Date Due calculée sera du 2023-03-07. Si le délai défini pour le second utilisateur assigné à la révision est de 10 jours, alors sa Date Due sera le 202-03-12.

Option 2) Vous pouvez ne PAS sélectionner une Date de Référence.

Dans ce cas, la Date Due sera calculée en fonction de la date à laquelle le cycle documentaire est débuté. Si nous utilisons l’exemple précédent, si le délai pour le premier utilisateur assigné à la révision est de 5 jours et le cycle est débuté le 2023-02-28, la Date Due calculée sera le 2023-03-05, et pour le second utilisateur assigné à la révision, si le délai défini est de 10 jours, la Date Due sera le 2023-03-10.

Il est important de noter que pour les cycles documentaires d’approbation ou de retrait d’un document, comme il est possible de définir les approbateurs en série (Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3…) les Dates Dues seront aussi calculées comme telles. Ainsi, si le premier approbateur à un délai défini de 5 jours au Niveau 1 et que le deuxième approbateur à un délai défini de 10 jours au niveau 2, et le cycle est débuté le 2023-02-28, les Dates Dues seront calculées de la façon suivante :

• Premier approbateur: 2023-02-28 + 5 jours = 2023-03-05
• Second approbateur: 2023-02-28 + 5 jours + 10 jours = 2023-03-15

Utiliser des Dates Dues sur les cycles documentaires aura pour effet de générer des notifications pour les participants aux cycles de révision/approbation/retrait lorsque ceux-ci sont ‘dûs’ ou en retard.

La Notification pour une taches documentaire ‘Due’ est envoyé un jour avant la Date Due.

La Notification pour une tâches documentaire en retard est envoyée une fois par semaine selon la règle suivante :

• Documents à réviser en retard : Tous les lundis suivant la Date Due
• Documents à approuver en retard : Tous les jeudis suivant la Date Due
• Documents à retirer en retard : Tous les jeudis suivant la Date Due